Một trong những công cụ tổ chức và năng suất thời thượng nhất trong những năm gần đây là các ứng dụng. Và không nghi ngờ gì nữa, vì họ đã có thể quyến rũ công chúng bằng số lượng tiện ích mà họ cung cấp cho người dùng. Một trong những điều nổi tiếng nhất và hay nhất, không phải lúc nào cũng bao hàm điều này với điều kia, là Ý niệm. Do đó, trong bài đăng này, chúng tôi muốn giải thích mọi thứ bạn cần biết để bắt đầu sử dụng ứng dụng hoàn chỉnh này mà không cần cố gắng.
Ý niệm là gì?
Notion là một ứng dụng năng suất cung cấp cho bạn một số lượng lớn các công cụ để giúp bạn quản lý cả các dự án của mình và các nhiệm vụ tạo nên chúng. Số lượng các tùy chọn để sử dụng Notion là gần như vô tận, vâng, chúng tôi không lừa bạn. Ứng dụng này có giao diện rất tối giản, thậm chí có thể tạo ấn tượng thoạt nhìn là một ứng dụng quá đơn giản để có thể chứa tất cả tiềm năng bên trong nó.
Chà, mặc dù khía cạnh đơn giản này, sự thật là với ứng dụng này, bạn có thể thực hiện bất cứ điều gì bạn muốn, từ việc sử dụng nó như một ứng dụng danh sách nhiệm vụ đến việc có trong đó cơ sở dữ liệu về doanh nghiệp hoặc dự án của bạn, lịch xuất bản của tài khoản Instagram của bạn hoặc các tài khoản kinh tế của cửa hàng của bạn. Thực sự, Notion có thể dễ dàng hoặc phức tạp để sử dụng như bạn muốn, bởi vì ở đây, người dùng có toàn quyền kiểm soát hoàn toàn những gì có thể hoặc không thể xảy ra.
Trong bài đăng này, điều chúng tôi muốn là cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản để bạn có thể bắt đầu sử dụng Notion mà không có cảm giác rằng ứng dụng này quá sức đối với bạn, một điều rất phổ biến ở tất cả những người dùng cài đặt ứng dụng này từ ngày này sang ngày khác. trên thiết bị của họ. và họ bắt đầu sử dụng nó, tức là chúng tôi muốn giúp bạn dễ dàng nhất có thể để bạn có thể bắt đầu tận dụng Notion từ ngày đầu tiên bạn quyết định bắt đầu sử dụng nó.
Nó có sẵn trên những thiết bị nào?
Trước khi nói về ứng dụng được đề cập, chúng tôi muốn cho bạn biết bạn sẽ có thể sử dụng Notion trên những thiết bị nào và trên hết, thiết bị nào trong số đó sẽ khiến bạn thoải mái nhất. Ứng dụng này có một yêu cầu cơ bản mà tất cả các ứng dụng muốn thành công và thu hút người dùng trong phần năng suất phải có và đó là ứng dụng đa nền tảng. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể tận hưởng Notion trên cả iPhone, iPad và Mac của mình, luôn duy trì đồng bộ hóa tổng thể giữa tất cả các thiết bị của bạn.
Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà bạn muốn sử dụng ứng dụng, việc sử dụng thiết bị này hay thiết bị khác cũng sẽ thích hợp hơn khi nhập dữ liệu mới hoặc tạo trang mới. Có thể nói rằng Notion được thiết kế, luôn có ngoại lệ, để làm chủ nó với Mac hoặc iPad và sử dụng iPhone để luôn có thể tham khảo mọi lúc và bất kể bạn ở đâu, tất cả thông tin bạn đã nhập trong đó. Tuy nhiên, điều này không được viết bởi lửa ở bất cứ đâu, vì vậy mỗi người dùng có thể và phải điều chỉnh việc sử dụng ứng dụng này theo nhu cầu của họ.
Tổ chức theo trang
Các trang? Cái gì vậy?
Chúng ta có thể nói rằng nó hoạt động theo từng trang, các trang là một bức tranh trống nơi bạn có thể tạo mọi thứ bạn muốn, bạn có thể sử dụng nó để viết, sử dụng một trong vô số mẫu tồn tại hoặc sử dụng một trong năm loại cơ sở dữ liệu đó cung cấp Ngay từ đầu, bạn thậm chí có thể tạo nhiều trang hơn, chúng ta sẽ nói về tất cả những điều này một cách chi tiết sau. Bạn có thể đặt tên cho mỗi trang mà bạn muốn và tùy chỉnh theo ý thích của mình, chúng ta cũng sẽ nói về nó ở phần sau, và trên hết, một trong những điểm nổi bật nhất là bạn có thể tạo bao nhiêu trang tùy thích.
Sáng tạo của riêng bạn
Như chúng tôi đã đề cập, khi tạo các trang của mình, bạn có thể chọn hai cách khác nhau, một mặt, sử dụng mẫu hoặc mẫu như nó được gọi trong Notion, có vô số loại trong chính ứng dụng và thậm chí cả các trang web mà bạn có thể tải xuống nhiều hơn nữa. Hoặc, bạn có thể tạo các trang của mình theo cách thủ công dựa trên năm loại cơ sở dữ liệu mà Notion cung cấp. Tùy chọn thứ hai là tùy chọn mà chúng ta sẽ nói đến bây giờ và sau này chúng ta sẽ bước vào thế giới của các mẫu.
Năm loại cơ sở dữ liệu mà Notion đưa ra là 5 cách sử dụng cơ bản mà bạn có thể thực hiện với ứng dụng này. Rốt cuộc, các trang Ý tưởng của bạn có thể đơn giản hoặc phức tạp như bạn muốn. Tiếp theo, bạn có năm loại cơ sở dữ liệu mà bạn có.
- Các hội đồng quản trị.
- Các hội đồng quản trị.
- Danh sách.
- Lịch.
- Bộ sưu tập.
- Mốc thời gian
Nói một cách chi tiết hơn, chúng ta sẽ xem từng và mọi loại cơ sở dữ liệu, hay chúng ta có thể gọi nó là các loại trang dùng để làm gì.
các loại trang
Hội đồng quản trị
Loại trang đầu tiên mà chúng ta sẽ nói đến là các bảng, một phần tử có thể thực sự hữu ích để sắp xếp theo nội dung. Các bảng mà bạn có thể tạo trong Notion hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì bạn có thể bao gồm bao nhiêu hàng và cột tùy thích, và những gì thú vị hơn và mang lại giá trị lớn cho ứng dụng, với nội dung bạn muốn bên trong chúng. Nội dung này có thể có hai loại, cơ bản hoặc nâng cao. Trong nội dung cơ bản, bạn có các tùy chọn sau.
- Bản văn.
- Con số.
- Sự lựa chọn.
- Đa giác.
- Ngày tháng.
- Những người.
- Hồ sơ.
- Hộp kiểm.
- Các liên kết.
- Thư điện tử.
- Số điện thoại.
Mặt khác, nếu bạn muốn nhập nội dung nâng cao, các tùy chọn hiện có là như sau.
- Công thức.
- Mối quan hệ.
- Tổng hợp.
- Thời gian sáng tạo.
- Được tạo bởi.
- Ngày xuất bản cuối cùng.
- Lần sửa cuối bởi.
bảng
Các bảng, hay còn được gọi trong ứng dụng, với tên Board, được sử dụng để thiết lập trạng thái của các nhiệm vụ khác nhau tại bất kỳ thời điểm nào. Chúng làm việc trong các nhóm nhiệm vụ, xét cho cùng, là các trạng thái khác nhau mà một nhiệm vụ có thể thực hiện tại một thời điểm nhất định. Bạn có thể thay đổi tên của các trạng thái này, thêm, xóa và thậm chí gán cho chúng một màu nhất định để phân biệt chúng theo cách trực quan hơn nhiều.
danh sách
Một chức năng cần thiết, để đạt được mục tiêu mà Notion theo đuổi là bao gồm tất cả các chức năng mà nhiều ứng dụng năng suất có, là danh sách. Nó là một yếu tố mà nhiều người dùng sử dụng hàng ngày trong nhiều tình huống và hiển nhiên, trong Notion bạn cũng có cơ hội sử dụng chúng. Ngoài ra, mức độ tùy chỉnh của danh sách rất ấn tượng, vì vậy bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh chúng phù hợp với từng thời điểm và từng loại danh sách bạn muốn tạo dựa trên nhu cầu của mình.
lịch
Một yếu tố thực tế thiết yếu của năng suất là lịch và rõ ràng, trong Notion, bạn có khả năng tạo của riêng mình và trong trường hợp này, ứng dụng này có thể thay thế ứng dụng lịch của bạn, để có tất cả các yếu tố năng suất nằm trong cùng một trong cùng một ứng dụng. Ngoài ra, theo cùng một cách mà khi bạn tạo một trang, trong cùng một trang đó, bạn có thể tạo bao nhiêu tùy thích, với Lịch chú thích, điều tương tự cũng xảy ra, đó là bạn có thể tạo tất cả các trang bạn muốn trong mỗi trong ngày.
Bộ sưu tập
Thư viện là một cách để xem tất cả các trang bạn đã lưu trữ trong một trang theo một cách khác. Thay vì hiển thị theo mặc định, ở dạng danh sách, bạn có thể thực hiện ở dạng thư viện để trong trường hợp hữu ích hơn khi xem theo cách này, bạn có thể điều chỉnh năng suất của mình ứng dụng hoàn toàn theo ý thích của bạn.
Mốc thời gian
Dòng thời gian hay còn được gọi là Biểu đồ Gantt là một trong số các cơ sở dữ liệu hoặc loại trang khác mà bạn có thể tạo trong Notion. Nó là một công cụ năng suất được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, vì nó cho phép người dùng xem thời lượng của một nhiệm vụ để hình dung một cách rõ ràng và đơn giản hơn nhiều khi, về lý thuyết, là từng nhiệm vụ. Các thuộc tính khác của Dòng thời gian là bạn có thể lọc chúng theo nhiều tham số, tùy thuộc vào ngày, thời gian tạo, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, bạn cũng có thể xem nhiệm vụ của mình theo giờ, ngày, tuần, hai tuần hoặc thậm chí cả tháng hoặc năm. khi thêm bảng, danh sách, thư viện hoặc chế độ xem lịch của Dòng thời gian mà bạn đang sử dụng tại thời điểm đó.
Tạo kiểu văn bản với các khối
Đã đến lúc bắt đầu điền nội dung vào các trang, bắt đầu viết lên chúng, và vì điều này, Notion cũng cung cấp cho người dùng khả năng có thể tạo kiểu cho văn bản, với ý định có thể làm phong phú từng trang . được tạo. Bạn có thể thực hiện hành động này theo hai cách khác nhau, đầu tiên bạn có thể viết văn bản bạn muốn, sau đó, bằng cách nhấp vào 6 dấu chấm xuất hiện bên trái văn bản, nhấp vào Turn into để chọn một trong nhiều định dạng hiện có và bây giờ chúng tôi sẽ nói chuyện với bạn. Tùy chọn thứ hai là trước đó chọn định dạng bạn muốn sử dụng, đối với điều này, bạn chỉ cần viết / và sau đó chọn kiểu văn bản mong muốn. Các kiểu có sẵn trong Notion như sau.
- Bản văn.
- Trang.
- Những việc cần làm
- Tiêu đề 1
- Tiêu đề 2
- Tiêu đề 3
- Danh sách có dấu đầu dòng.
- Danh sách được đánh số.
- Chuyển đổi danh sách.
- Trích dẫn.
- Dải phân cách.
- Liên kết đến trang.
- Gọi ra.
sử dụng các mẫu
Như chúng tôi đã đề cập trước đây, bạn có thể tạo các trang của riêng mình để tùy chỉnh hoàn toàn nội dung của mình, nhưng chúng tôi cũng khuyên bạn nên lưu ý tùy chọn có thể sử dụng các mẫu từ Notion hoặc thậm chí từ những người dùng khác cung cấp chúng cho phần còn lại để tận dụng tối đa nó. có thể.
Trong menu bên trái mà bạn có trong Notion, nếu bạn nhấp vào Mẫu, bạn có thể tùy ý sử dụng một lượng mẫu gần như vô tận để có thể tạo thực tế bất cứ thứ gì bạn muốn. Chúng được nhóm theo các chủ đề khác nhau, chẳng hạn như sau.
- Thiết kế.
- Giáo dục.
- Kỹ thuật.
- Nguồn nhân lực.
- Tiếp thị.
- Riêng tư.
- Quản lý sản phẩm.
- Bán hàng.
- Ủng hộ.
Đây là những cái mà, ban đầu, Notion cung cấp cho bạn, tuy nhiên, nó cũng cung cấp cho bạn tùy chọn, bằng cách nhấp vào Duyệt thêm mẫu, để thực hiện tìm kiếm rộng hơn thông qua chính trang web Notion. Khuyến nghị của chúng tôi là bạn nên dành thời gian duyệt qua các tùy chọn khác nhau tồn tại bởi vì, gần như chắc chắn, bạn sẽ tìm thấy một mẫu có thể rất hữu ích cho việc sử dụng mà bạn muốn đặt Ghi chú.
Tuy nhiên, các mẫu Ý tưởng không phải là nguồn cảm hứng duy nhất mà bạn có thể tìm thấy, nhiều người dùng thông qua các trang web khác nhau của họ chia sẻ các mẫu được cá nhân hóa của họ do chính họ tạo ra để những người dùng khác như bạn có thể sử dụng và tận dụng chúng. Không nghi ngờ gì nữa, đây cũng là một cách lý tưởng để bạn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm hoặc thậm chí để được truyền cảm hứng trở thành người thực hiện chúng. Dưới đây bạn có một số trang web cung cấp các mẫu thực sự thú vị.
Nhập nội dung từ các ứng dụng hoặc nguồn khác
Một tùy chọn khác mà Notion cung cấp cho bạn là có thể nhập nội dung từ các ứng dụng hoặc loại tài liệu khác. Điều này thực sự thú vị khi có thể làm phong phú thêm cơ sở dữ liệu của bạn với nội dung mà cho đến lúc đó bạn đã tạo bằng phần mềm khác và từ bây giờ bạn sẽ làm với Notion. Đây là danh sách các dịch vụ mà từ đó bạn có thể nhập nội dung vào Notion.
- Evernote.
- Trello.
- Asana.
- Hợp lưu.
- Văn bản & Đánh dấu.
- CSV
- HTML
- Từ.
- Google Tài liệu.
- Giấy Dropbox.
- Quip.
- Quy trình làm việc.
Tạo cho nó một liên lạc cá nhân
Một trong những khuyến nghị mà chúng tôi đưa ra là bạn mang lại sức sống cho các trang của mình và tất cả các dự án mà bạn quản lý thông qua Notion. Bản thân ứng dụng cung cấp cho bạn khả năng phân biệt từng trang bằng cách thêm biểu tượng cảm xúc để tham chiếu chúng, tuy nhiên, khuyến nghị của chúng tôi là bạn nên sử dụng hình ảnh được cá nhân hóa, ví dụ: bạn có thể thêm biểu trưng của khách hàng, hình ảnh hồ sơ của bạn, Tóm lại, thương hiệu mà bạn đang quản lý, rằng các tùy chọn để tùy chỉnh cả hình ảnh của trang và nền sẽ là thứ cũng sẽ mang lại cho Ý tưởng của bạn một nét thẩm mỹ và chuyên nghiệp hơn nhiều.
Nó miễn phí, cho đến một thời điểm
Đừng lo lắng, ban đầu bạn sẽ không phải trả phí để sử dụng Notion, tuy nhiên, phiên bản miễn phí có một số hạn chế mà trong hầu hết các trường hợp, thường không phải là trở ngại cho người dùng. Tuy nhiên, có những kế hoạch khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của người dùng làm tăng giá trị của ứng dụng này. Các kế hoạch tồn tại là sau đây.
- Riêng tư.
- Cá nhân chuyên nghiệp.
- Đội.
- Kinh doanh.
Trong bốn gói này, gói miễn phí là gói cá nhân. Tuy nhiên, như chúng tôi đã đề cập trước đây, hầu hết người dùng đều có đủ với kế hoạch này vì các tùy chọn mà ứng dụng cung cấp thực sự là số nhiều và đáp ứng nhu cầu cá nhân của người dùng.
